Wersja obowiązująca od 18 października 2026 r.. Kontakt we wszystkich sprawach formalno-prawnych: admin@mlodaidea.pl.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z Serwisem jest Stowarzyszenie Młoda IdeaRP z siedzibą pod adresem Oskara Minkowskiego 1/1, 50-362 Wrocław, Polska, KRS 0001004746, NIP 8971914959, REGON 523773438.
We wszystkich sprawach dotyczących prywatności, zgód i realizacji praw można kontaktować się pod adresem admin@mlodaidea.pl. Stowarzyszenie nie wyznaczyło inspektora ochrony danych; sprawy te obsługuje bezpośrednio jako administrator.
2. Zakres Polityki
Polityka dotyczy strony mlodaidea.pl, formularza kontaktowego, zgłoszeń „Dołącz”, zapisów na wydarzenia, wniosków o akredytację prasową, biletów QR, Kont użytkowników, korespondencji e-mail, analityki, materiałów z wydarzeń, marketingu za zgodą oraz osadzonych treści zewnętrznych.
Dokument nie opisuje przetwarzania danych wynikającego z formalnego członkostwa w Stowarzyszeniu lub jego statutu. Konto w Serwisie i członkostwo są odrębnymi sprawami.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
Stowarzyszenie przetwarza wyłącznie dane potrzebne do wskazanych poniżej celów. Okres może zostać przedłużony, gdy konkretne dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - wyłącznie do upływu właściwego terminu przedawnienia.
| Cel | Zakres danych | Podstawa prawna | Okres |
|---|---|---|---|
| Działanie, bezpieczeństwo i diagnostyka Serwisu | adres IP, czas i adres żądania, dane przeglądarki i urządzenia, logi techniczne i bezpieczeństwa | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i rozwiązywaniu błędów | do 90 dni |
| Formularz kontaktowy | imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości i dalsza korespondencja | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - obsługa korespondencji; art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli wiadomość zmierza do zawarcia umowy | do zamknięcia sprawy, następnie maksymalnie 12 miesięcy |
| Zgłoszenie przez „Dołącz” | rodzaj zgłaszającego, imię i nazwisko, e-mail, nazwa organizacji i pełniona rola - jeśli dotyczy - oraz uzasadnienie zgłoszenia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania na żądanie przed udostępnieniem Konta; art. 6 ust. 1 lit. f RODO - ocena zgłoszenia i ochrona przed nadużyciami | zgłoszenie odrzucone: 6 miesięcy od decyzji; zaakceptowane: przez okres posiadania Konta i 30 dni po jego usunięciu |
| Konto i logowanie magic link | imię i nazwisko, e-mail, rola w systemie, identyfikator Konta, dane sesji i informacje techniczne związane z logowaniem | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - świadczenie usługi Konta; art. 6 ust. 1 lit. f RODO - kontrola dostępu i bezpieczeństwo | przez okres posiadania Konta i 30 dni po jego usunięciu; logi bezpieczeństwa do 90 dni |
| Zapis i udział w wydarzeniu | imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wydarzenie, losowy numer biletu, losowy adres indywidualnej strony biletu zapisany w kodzie QR, informacja i czas potwierdzenia albo rezygnacji z udziału, dobrowolnie podany wiek i województwo, informacja i czas wejścia, liczba, daty i konto obsługi przy każdym zeskanowaniu biletu oraz informacja i czas wypełnienia ankiety po wydarzeniu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - rejestracja, bilet i organizacja udziału; art. 6 ust. 1 lit. a RODO - dobrowolnie podany wiek i województwo, wykorzystywane wyłącznie do planowania programu i kolejnych wydarzeń; art. 6 ust. 1 lit. f RODO - bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom | 6 miesięcy od zakończenia wydarzenia |
| Ankieta po wydarzeniu | anonimowe odpowiedzi na pytania ankiety: oceny w skali liczbowej, wybory z listy oraz wpisany samodzielnie tekst - bez powiązania z zapisem na wydarzenie, adresem e-mail, numerem biletu ani jakimkolwiek innym identyfikatorem osoby; osobno, przy zapisie na wydarzenie, wyłącznie informacja i czas wypełnienia ankiety | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia polegający na doskonaleniu organizowanych wydarzeń; wysyłka podziękowania z linkiem do ankiety na adres podany przy zapisie - art. 6 ust. 1 lit. f RODO | odpowiedzi są przechowywane bezterminowo jako dane anonimowe i statystyczne; informacja o wypełnieniu ankiety jest usuwana razem z zapisem na wydarzenie, czyli po 6 miesiącach od jego zakończenia |
| Przyjęcie i rozpatrzenie wniosku o akredytację prasową | imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, redakcja lub medium, wydarzenie, opcjonalny opis planowanego materiału, czas złożenia, status i czas rozpatrzenia wniosku, konto osoby rozpatrującej, wewnętrzna notatka organizacyjna oraz powiązanie z biletem po przyznaniu akredytacji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia polegający na organizacji obsługi mediów, ocenie wniosków, zapewnieniu bezpieczeństwa wydarzenia oraz dokumentowaniu decyzji | 6 miesięcy od zakończenia wydarzenia; po przyznaniu akredytacji dane biletu są przechowywane zgodnie z okresem właściwym dla udziału w wydarzeniu |
| Generator grafiki wydarzenia | zdjęcie dobrowolnie wybrane przez uczestnika, losowy adres indywidualnego generatora oraz czas i wynik decyzji dotyczącej newslettera | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - udostępnienie zamówionej przez uczestnika funkcji związanej z wydarzeniem | zdjęcie jest przetwarzane wyłącznie w pamięci podczas tworzenia grafiki i nie jest zapisywane na serwerze; gotowy plik przechowuje tylko przeglądarka uczestnika; decyzja jest przechowywana razem z zapisem na wydarzenie przez 6 miesięcy od jego zakończenia |
| Wiadomości organizacyjne dotyczące wydarzenia, akredytacji lub Konta | imię, adres e-mail, numer telefonu, informacje o wydarzeniu, potwierdzeniu obecności, akredytacji albo Koncie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie usługi dotyczącej wydarzenia lub Konta; art. 6 ust. 1 lit. f RODO - obsługa i dokumentowanie procedury akredytacyjnej | zgodnie z okresem właściwym dla wydarzenia albo Konta |
| Newsletter o działalności, wydarzeniach i inicjatywach Stowarzyszenia e-mailem, SMS-em lub telefonicznie | imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, źródło zapisu, wersja i treść zgody oraz czas jej udzielenia i wycofania | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej - dobrowolna zgoda | aktywna subskrypcja: bez terminu związanego z wydarzeniem, do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu; dowód zgody przez 3 lata od jej wycofania |
| Informacje i zaproszenia dotyczące przyszłych wydarzeń organizowanych przez Stowarzyszenie e-mailem, SMS-em lub telefonicznie | imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wydarzenie lub inne źródło udzielenia zgody, wersja i treść zgody oraz czas jej udzielenia i wycofania | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej - odrębna, dobrowolna zgoda dotycząca wyłącznie przyszłych wydarzeń Stowarzyszenia | do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu; ograniczony dowód zgody przez 3 lata od jej wycofania |
| Pomiar korzystania z Serwisu przez Google Analytics | identyfikatory online, odwiedzane publiczne podstrony, kliknięcia przycisków i linków kontaktowych, etapy formularzy, głębokość przewijania, metryki wydajności oraz przybliżone informacje o urządzeniu i przeglądarce; bez treści pól formularzy i identyfikatora użytkownika Konta | art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej - zgoda na analitykę | dane zdarzeń ustawione na 2 miesiące; pamięć urządzenia zgodnie z tabelą w części o cookies |
4. Zdjęcia i nagrania z wydarzeń
Ujęcia wydarzenia i publiczności
Zdjęcia i nagrania, na których uczestnik jest jedynie szczegółem publicznego wydarzenia, mogą być wykonywane i publikowane w celu dokumentowania, informowania o działalności oraz prowadzenia archiwum. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia - oraz art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Materiały są przechowywane bezterminowo jako archiwum, chyba że skuteczny sprzeciw lub inna okoliczność uzasadnia ich usunięcie albo ograniczenie wykorzystania.
Ujęcia indywidualne i zbliżenia
Materiał, w którym osoba jest głównym elementem, jest wykorzystywany na podstawie odrębnej, konkretnej i dobrowolnej zgody z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku. Brak zgody nie wpływa na możliwość udziału. Materiał może być wykorzystywany do czasu wycofania zgody; wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego wykorzystania z prawem.
Materiały mogą trafić do Serwisu i mediów społecznościowych Stowarzyszenia oraz współorganizatorów wymienionych przy danym wydarzeniu. W zakresie publikacji na własnych profilach podmioty te mogą działać jako odrębni administratorzy i przekazują własne informacje o przetwarzaniu. Nie otrzymują z tego powodu list uczestników ani danych z formularza zapisu.
5. Dobrowolność i konsekwencje niepodania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do obsługi wybranej usługi. Bez nich nie da się odpowiedzieć na wiadomość, ocenić zgłoszenia lub wniosku o akredytację, utworzyć Konta, wysłać magic linku ani wydać biletu.
Zgoda na newsletter oraz odrębna zgoda na informacje o przyszłych wydarzeniach są opcjonalne i niezależne od siebie. Podobnie dobrowolne są zgody analityczna, na zewnętrzne multimedia i na indywidualne wykorzystanie wizerunku. Brak którejkolwiek z nich nie ogranicza podstawowych funkcji Serwisu, rozpatrzenia wniosku o akredytację ani udziału w wydarzeniu.
6. Źródła danych
Dane pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą, albo - w przypadku przedstawiciela organizacji lub osoby małoletniej - z bezpośredniego kontaktu z przedstawicielem lub opiekunem. Dane techniczne powstają automatycznie podczas korzystania z Serwisu. Jeżeli procedura dotycząca osoby małoletniej wymaga dodatkowych informacji, ich zakres i cel są przekazywane podczas bezpośredniego kontaktu; publiczne formularze ich nie zbierają.
7. Odbiorcy i dostawcy usług
W Stowarzyszeniu do danych mają dostęp wyłącznie upoważnione osoby, zarząd oraz wyznaczony organ lub Administrator w zakresie potrzebnym do ich zadań. Dane uczestników wydarzeń i osób składających wnioski o akredytację pozostają w Stowarzyszeniu i nie są przekazywane współorganizatorom; dostęp techniczny mogą mieć jedynie procesorzy świadczący usługi na rzecz Stowarzyszenia.
Do głównych dostawców należą:
- Vercel - hosting, dostarczanie strony i logi techniczne;
- Supabase - baza danych, Konta, uwierzytelnianie magic link i sesje; projekt jest utrzymywany w wybranym regionie Unii Europejskiej;
- Resend (Plus Five Five, Inc.) - wysyłka wiadomości transakcyjnych i marketingowych; śledzenie otwarć oraz kliknięć jest wyłączone;
- Cloudflare (Cloudflare, Inc.) - weryfikacja Turnstile, która przy wysyłce formularzy i logowaniu do Konta odróżnia ludzi od automatów na podstawie adresu IP oraz sygnałów przeglądarki i urządzenia;
- Google - Google Analytics po zgodzie oraz YouTube po zgodzie na zewnętrzne multimedia;
- Meta Platforms - osadzone treści Instagram po zgodzie na zewnętrzne multimedia oraz Facebook po świadomym otwarciu odnośnika;
- X Corp. - osadzone komunikaty X po zgodzie na zewnętrzne multimedia;
- operatorzy poczty, podmioty zapewniające obsługę IT i prawną - jeżeli jest to konieczne do wykonania usługi albo ochrony praw.
Stowarzyszenie może ujawnić dane właściwym organom, gdy wymaga tego prawo.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Mimo europejskiego regionu bazy danych korzystanie z Vercel, Resend, Cloudflare, Google, Meta Platforms, X Corp. i niektórych podwykonawców Supabase może prowadzić do przetwarzania danych w Stanach Zjednoczonych lub innych państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dotyczy to w szczególności metadanych i logów wysyłki Resend, infrastruktury Vercel, danych weryfikacji Cloudflare Turnstile oraz danych Google Analytics, YouTube, Instagram i X.
Transfer odbywa się na podstawie właściwego mechanizmu z rozdziału V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych. Informację o właściwym zabezpieczeniu lub jego kopię można uzyskać pod adresem admin@mlodaidea.pl.
10. Google i media społecznościowe
Google Analytics jest ładowany tylko wtedy, gdy skonfigurowano identyfikator pomiaru i Użytkownik zaakceptował analitykę. Stowarzyszenie nie włącza Google Signals, funkcji reklamowych, połączenia z Google Ads ani identyfikacji zalogowanego użytkownika. Pomiar nie działa w panelu Konta, na indywidualnych stronach biletów ani w generatorze grafik; do Google nie są wysyłane wartości wpisywane w formularzach, adresy e-mail ani numery telefonów.
Odtwarzacz YouTube jest pobierany dopiero po zgodzie na zewnętrzne multimedia. To samo dotyczy osadzonych publikacji z Instagrama i X. Samo wyświetlenie zastępczego komunikatu nie łączy przeglądarki z tymi usługami. Linki do Map Google i Kalendarza Google nie osadzają tych usług; dane trafiają do Google dopiero po świadomym otwarciu zewnętrznego odnośnika. Tak samo działają zwykłe linki do Facebooka i TikToka.
Więcej informacji zawiera polityka prywatności Google.
11. Zgody i marketing
Informacje o przyszłych wydarzeniach
Przy zapisie na wydarzenie Stowarzyszenie może udostępnić osobny checkbox, przez który uczestnik dobrowolnie zgadza się na otrzymywanie informacji i zaproszeń dotyczących innych, przyszłych wydarzeń organizowanych przez Stowarzyszenie. Zgoda obejmuje wyłącznie wskazane w jej treści kanały: e-mail, SMS i kontakt telefoniczny. Checkbox jest domyślnie niezaznaczony, a brak zgody nie wpływa na rejestrację, bilet, możliwość potwierdzenia obecności ani udział w wydarzeniu.
Zgoda na przyszłe wydarzenia nie oznacza zgody na pełny newsletter ani na marketing innych podmiotów. Stowarzyszenie zapisuje jej wersję, treść oraz czas udzielenia i wycofania, aby respektować wybór uczestnika i wykazać jego źródło.
Newsletter
Przed użyciem indywidualnego generatora uczestnik zapisuje decyzję dotyczącą newslettera. Checkbox jest oddzielny, opcjonalny i domyślnie niezaznaczony, a przejście dalej jest możliwe także bez zgody. Po zaznaczeniu imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu z zapisu na wydarzenie są kopiowane do odrębnej bazy newslettera. Aktywny wpis nie jest usuwany wraz z zapisem na wydarzenie i pozostaje do wycofania zgody.
Do newslettera można zapisać się także formularzem dostępnym na stronie. Stowarzyszenie prosi wtedy wyłącznie o imię i nazwisko oraz adres e-mail; zgoda z tego formularza obejmuje jedynie kontakt e-mailowy, bez SMS-ów i telefonów. Zapis wymaga potwierdzenia: na podany adres wysyłana jest pojedyncza wiadomość z linkiem, a wpis w bazie newslettera powstaje dopiero po jego kliknięciu. Niepotwierdzona prośba jest usuwana po 7 dniach i nie są na jej podstawie wysyłane żadne inne wiadomości.
Wiadomości organizacyjne
Wiadomości organizacyjne o bilecie, prośbie o potwierdzenie obecności, zmianie albo odwołaniu wydarzenia, decyzji w sprawie akredytacji, Koncie lub Regulaminie nie są marketingiem i są wysyłane w celu wykonania zamówionej usługi. Nie wymagają zgody marketingowej i nie zawierają promocji innych wydarzeń wobec osób, które takiej zgody nie udzieliły.
Wycofanie zgody
Każdą zgodę marketingową można wycofać oddzielnie, przez właściwy link rezygnacji w wiadomości albo pisząc na admin@mlodaidea.pl. Wycofanie jednej zgody nie wycofuje automatycznie drugiej, chyba że osoba zażąda zaprzestania wszelkiego marketingu bezpośredniego - taki sprzeciw obejmuje oba cele. Po rezygnacji dane kontaktowe są blokowane dla danego celu, a ograniczony zapis udzielenia i wycofania zgody jest przechowywany przez 3 lata w celu wykazania zgodności.
12. Osoby małoletnie
Serwis i Konta są przeznaczone dla osób od 16. roku życia. Utworzenie Konta osobie w wieku 16-17 lat oraz zgoda na indywidualne wykorzystanie jej wizerunku wymagają bezpośredniego kontaktu z opiekunem i przeprowadzenia właściwej procedury poza publicznym formularzem.
Osoba poniżej 16. roku życia może uczestniczyć w wydarzeniu wyłącznie z opiekunem. Stowarzyszenie nie wykorzystuje indywidualnego wizerunku osoby niepełnoletniej bez zgody opiekuna i uwzględnienia zdania tej osoby stosownie do jej wieku oraz dojrzałości.
13. Prawa osób
Każda osoba może - zależnie od podstawy i okoliczności przetwarzania - żądać:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
- usunięcia danych albo ograniczenia ich przetwarzania;
- przeniesienia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym bezwarunkowego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
- wycofania zgody w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość.
Wniosek można przesłać na admin@mlodaidea.pl. Stowarzyszenie może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, nie żądając danych nadmiarowych.
Osoba ma również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie złożenia skargi są dostępne na uodo.gov.pl.
14. Automatyczne decyzje i profilowanie
Stowarzyszenie nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających w sposób wyłącznie zautomatyzowany. Zgłoszenia do platformy i wnioski o akredytację ocenia człowiek. Dane nie służą do profilowania marketingowego.
15. Bezpieczeństwo danych
Stowarzyszenie stosuje środki dostosowane do ryzyka, w tym szyfrowane połączenia, uwierzytelnianie jednorazowym linkiem, indywidualne uprawnienia, ograniczenie dostępu administratorów, reguły dostępu do bazy danych, limity formularzy i ich ochronę przed automatami (Cloudflare Turnstile), kopie zapasowe i rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa. Żadna metoda transmisji lub przechowywania nie gwarantuje jednak całkowitego braku ryzyka.
16. Zmiany i obowiązywanie Polityki
Polityka obowiązuje od 18 października 2026 r.. Może zostać zmieniona, gdy zmieni się prawo, sposób działania Serwisu albo wykorzystywani dostawcy. Istotne zmiany dotyczące posiadaczy Kont będą komunikowane e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej, chyba że natychmiastowa zmiana jest konieczna z powodów prawnych lub bezpieczeństwa.
Zasady świadczenia usług opisuje Regulamin Serwisu.